Ste novi v delu na daljavo? Ta orodja vam bodo olajšala prehod na delo od doma

Shutterstock.

Ker se izbruh koronavirusa nadaljuje (celo pojavljanje v redakcijah ), organizacije prosijo zaposlene, naj delajo od doma, kadar lahko.

Za nekatere to lahko pomeni odkrivanje vrzeli v vaših orodjih. Glede na to smo sestavili seznam orodij, ki vam lahko pomagajo pri reševanju različnih potreb vaše ekipe, da ostanete povezani in učinkoviti pri delu.

Izčrpen seznam je skoraj nemogoče sestaviti glede na hitrost, s katero se novi izdelki lansirajo ali zaprejo, vendar je to nekaj najpogostejših orodij, ki jih uporabljajo redakcije. Prav tako smo si prizadevali za orodja z enostavnejšo vključitvijo in uporabnostjo, namesto da bi delili zapletena orodja, ki jih ni enostavno sprejeti. Vključili smo informacije o cenah, vendar morate preveriti spletna mesta platform za najbolj natančne informacije, saj se lahko razlikujejo glede na velikost in potrebe vaše organizacije. Upoštevajte, da ima vaše podjetje morda pravilnike o tem, katere različice orodij lahko uporabljate zaradi varnostnih omejitev.

Ta orodja so organizirana po treh skupnih potrebah po orodjih, ki jih ima večina organizacij: komunikacija, dokumentacija in upravljanje projektov.

Ne pozabite, da orodja, ki jih uporabljate, ne smejo biti bolj zapletena od naloge, ki jo poskušate izvesti. Izberite tisto, kar najbolje deluje za potek dela in delovne sloge vas in vaše ekipe.

Da bi bila komunikacija iz oči v oči uspešna, je pomembno, da jasno razumete pričakovanja vaše komunikacijske platforme.

Sprejmite asinhrono naravo komunikacije med platformami za sporočanje. Organizirajte svoje pogovore v kanale ali klepete, tako da informacij ne bo preveč ali jih je težko najti. Vzemite si čas za umerjanje nastavitev obvestil, da najdete pravo ravnovesje med obveščenostjo in preobremenjenostjo. Za določitev razpoložljivosti uporabite urnike in stanja.

Google Hangouts - video konferenca

Googlov izdelek za videokonference Hangouts Meet ponuja vmesnik za virtualna srečanja, skupno rabo zaslona in klepet, ki je preprost za uporabo. Če vi ali vaša organizacija že uporabljate G Suite, lahko do 1. julija brezplačno uporabljate napredne funkcije G Suite na ravni podjetja. To vam omogoča snemanje videoposnetkov in sestanke za do 250 oseb.

Če ste v celoti pripravljeni uporabljati G Suite za e-pošto (Gmail) in koledar (Google Koledar), je uporaba Google Hangouts Meet precej preprosta. Google Koledar bo samodejno ustvaril klic Meet z vsakim povabilom v koledar, ki ga pošljete, in vsi udeleženci povabila bodo lahko dostopali do klica. Ko ste v klicu, je vmesnik preprost za klepetanje in skupno rabo zaslona. Če upravljate osebni račun G Suite in službeni račun G Suite, je lahko vedno težko izbrati pravi račun.

Cenitev
Če imate račun Gmail, imate brezplačno različico Google Hangouts Meet, ki vam zagotovi 25 udeležencev na klic.

Ohlapnost – asinhrona komunikacija

Slack je bil široko sprejet, mnogi ga ljubijo in sovražijo. Osnovna funkcionalnost se vrti okoli večkanalnih, individualnih in majhnih skupinskih pogovorov. Vendar pa lahko svojo uporabo Slacka povečate z uporabo množice integracij, ki lahko posredujejo informacije med Slackom in drugimi platformami, ki jih lahko uporablja tudi vaša organizacija.

S skupino Slack lahko začnete delovati v nekaj minutah, vmesnik za klepet pa je razumno dostopen ljudem z izkušnjami s spletnimi sistemi za sporočanje.

Cenitev
Slack ima stopenjski sistem cen. Brezplačna različica vključuje omejeno zgodovino sporočil in končne integracije.

Povečava - video konferenca

Zoom vključuje videokonference, skupno rabo zaslona, ​​klepet in snemanje videa v osnovni naročnini. Precej intuitiven vmesnik udeležencem relativno olajša navigacijo, ko so v seji.

Račun ustvarite hitro, vendar si morate vzeti nekaj minut, da se seznanite s kontrolniki za začetek sestanka, da boste vedeli, kje je vse, ko ga potrebujete. Kontrole v vmesniku za video klic so precej preproste in večina uporabnikov bo lahko videla, kako dostopati do klepeta ali deliti zaslone, če je potrebno. Višje ravni naročnine vam bodo dale več orodij, kot so sobe za sestanke, ki so lahko v pomoč, če usklajujete pogovor z večjo skupino ljudi.

Cenitev
Zoom ima stopenjski sistem cen. Brezplačna različica omogoča uporabnikom, da gostijo do 100 udeležencev, ima neomejeno število sestankov ena na ena, 40-minutno omejitev skupinskih sestankov in neomejeno število skupnih srečanj.

Skype - video konferenca

Skype je še ena možnost za gostovanje video ali avdio konferenčnih klicev z do 50 osebami. Skype lahko uporabite tudi za klicanje ljudi, ki niso na platformi. Skype omogoča izmenjavo datotek med klicem, skupno rabo zaslona in pošiljanje sporočil. Ena od velikih razlik med Skypeom in Zoomom je ta, da lahko v Skypu upravljate imenik stikov in začnete klice z drugimi, v nasprotju s tem, da povabite ljudi v svojo sejno sobo ali načrtujete video konferenco, kot bi to storili v Zoomu. Skype deluje bolj kot tradicionalna telefonska izkušnja, medtem ko Zoom deluje bolj kot virtualna sejna soba.

Ta platforma obstaja že nekaj časa in je skozi leta doživela kar nekaj sprememb. Če je minilo že nekaj časa, odkar ste ga uporabljali, boste morda presenečeni, ko boste našli nekaj novih stvari. Vmesnik je precej navigacijski za vsakogar, ki ima izkušnje s spletnim sporočanjem.

Cenitev
Microsoft kot izdelek ponuja različne različice Skypea. Cena je večinoma odvisna od vaše uporabe klicev.

Skupina WhatsApp – varno pošiljanje sporočil in klicanje

WhatsApp omogoča internetno klicanje in šifrirana sporočila od konca do konca. Aplikacija vam omogoča ustvarjanje in pošiljanje sporočil različnim skupinam. Prvotno je bila mobilna aplikacija, zdaj pa je na voljo namizna različica.

WhatsApp organizira vmesnik po klepetih in klici. Klepeti bodo prikazali seznam vaših skupin. Dovolj je le nekaj dotikov, da vstopite v skupinski vmesnik, ustvarite novega ali pošljete sporočilo stiku. Prav tako lahko nastavite trenutno stanje, da bo vaša ekipa vedela, kdaj ste na voljo.

Cenitev
WhatsApp je popolnoma brezplačen.

Verjetno že imate obstoječe skladišče dokumentacije – sistem za sledenje informacijam, do katerih vsi potrebujejo dostop. Če tega ne storite, je to priložnost, da ga ustvarite.

Tudi ko ste spet v pisarni, je dragoceno imeti zanesljivo mesto za informacije, ko imajo ljudje vprašanja. Shranite svoje timske prakse, predstavitve projektov, retrospektive, zapiske s sestankov in ideje za možgansko nevihto na predvidljivo mesto in vsi v vaši organizaciji bodo imeli koristi od tega, na daljavo ali ne. Ta orodja vam bodo pomagala urediti vašo dokumentacijsko hišo.

Google Dokumenti – obdelava besedil, dokumenti, preglednice

Google Dokumenti se pogosto obravnavajo kot Microsoft Word, vendar na internetu. Čeprav se zgleduje po urejevalniku besedil, je res postal veliko več kot klon Worda. Zdaj je postalo defacto orodje za digitalne dokumente. V svojem bistvu je njegova funkcionalnost precej preprosta in bi jo moral poznati vsak, ki je uporabljal urejevalnik besedil. Vendar pa lahko Google Dokumenti zaradi svoje povezave s celotno linijo izdelkov Google Drive, vključno z Google Preglednicami in Google Diapozitivi, uvozijo podatke, grafikone in tabele iz teh izdelkov. Prav tako lahko izvaja skripte po meri.

Če ste uporabljali urejevalnik besedil, ne bi smeli imeti težav pri začetku ustvarjanja dokumenta v Google Dokumentih. Organiziranje teh dokumentov je lahko nekoliko večji izziv. Google Dokumenti so del Google Drive, kjer lahko razvrstite dokumente, preglednice, diapozitive na različne načine. Na koncu ustvarite svoj datotečni sistem v svojem Google Drive, za razliko od datotečnega sistema vašega računalnika. Podobno kot drugi Googlovi izdelki, če imate osebni račun G Suite in službeni račun G Suite, je lahko upravljanje računa, ki ga uporabljate v določenem trenutku, izziv.

Cenitev
Brezplačno za vse uporabnike G Suite.

Čakalna vrsta – vodenje dokumentacije in projektov

Coda je dokumentacijski sistem, katerega cilj je združiti več niti. Edinstvena vrednost v Codi je zmožnost različnih vrst datotek v enem prostoru. Vaši diapozitivi, preglednice in tabele so lahko znotraj istega dokumenta, namesto da bi se morali premikati med različnimi izdelki. To je najbolj koristno, če imate različne vire, ki jih morate zbrati med delom na projektu.

Ker je na voljo veliko različnih stvari, ki jih lahko naredite, in veliko različnih integracij, ki jih lahko izkoristite, je koristno, da si ogledate galerijo predlog Coda, da dobite občutek, kaj je mogoče. To je še posebej pomembno, če se vam zdi prazno platno preveč in niste prepričani, kako organizirati svoje delo.

Cenitev
Coda ponuja stopenjski sistem načrtovanja. Brezplačna različica vključuje neomejene urejevalnike in izdelovalce dokumentov, neomejene pregledovalce, omejeno velikost dokumenta, nizke kvote za avtomatizacijo, omejene integracije (čeprav niso običajna orodja, ki jih verjetno potrebujete), 7-dnevno zgodovino različic, sodelovanje v realnem času, neomejeno število map in podporo skupnosti.

Pojem – vodenje dokumentacije in projektov

Notion je novinec, ki ga pogosto obravnavajo kot konkurenta Google Dokumentom. Resnično, poskuša združiti tako raznolika orodja, kot so Evernote, Trello in Airtable v eno. Notion vam omogoča ustvarjanje in organiziranje dokumentov, ki lahko naredijo veliko več kot obdelajo besed. Dokumenti v Notionu lahko vključujejo sezname opravil, koledarje, baze podatkov in drugo. Če potrebujete prostor za organiziranje dokumentov in upravljanje nalog, ki izhajajo iz teh dokumentov, je Notion lahko rešitev na enem mestu za te težave.

Notionova ideja o straneh in organizaciji je lahko sprva zmedena. Preden se potopite, bi morali imeti jasno vizijo, katere dokumente želite shraniti v Notion. Lahko reši veliko različnih težav, zato ugotovite svoj poseben primer uporabe, preden vas preobremeni.

Cenitev
Pojem ima stopenjski sistem načrtovanja. Brezplačna različica ponuja neomejeno število članov in gostov, 1000 'blokov' (dejansko odsekov vsebine) in 5 MB prostora za shranjevanje datotek.

evernote – dokumentacijo

Evernote ima dolgo zgodovino kot aplikacija za ustvarjanje osebnih zapiskov. Posameznikom že dolgo omogoča pisanje zapiskov, zbiranje informacij s spleta in organiziranje informacij z robustnim sistemom označevanja in kategorizacije, zaradi česar je priljubljeno raziskovalno orodje. Nekateri morda ne vedo, da ima Evernote za ceno tudi funkcije sodelovanja. Poslovni načrt Evernote ima funkcijo, imenovano Spaces, ki zbira zapiske ekipe in dokumente skupaj v formatu, podobni Drive.

Evernote se lahko uporablja zelo preprosto kot samo mesto za pisanje zapiskov. Ima pa plasti in plasti funkcij, ki so lahko kos najmočnejšim uporabnikom. Njegov spletni strižnik vam omogoča shranjevanje spletnih strani in datotek PDF iz spleta in njihovo shranjevanje v račun Evernote. Z označevanjem in iskanjem lahko svoje zapiske filtrirate na neskončne načine.

Cenitev
Evernote ima sistem večstopenjskih načrtov. Brezplačna različica vključuje popolne zmožnosti beleženja, pa tudi označevanje in iskanje, brez skupne rabe zapiskov.

Orodja za upravljanje projektov obsegajo razpon od preprostih platform, ki upravljajo eno komponento, do obsežnih izdelkov, ki obravnavajo širok nabor funkcionalnosti, ki so morda potrebne v organizaciji.

Trello - vodenje projektov

Trello je priročen vizualni sistem za organizacijo dela s karticami in seznami. Zgradite lahko potek dela, ki najbolje deluje za vašo ekipo, v katerem je mogoče predmete hitro in enostavno premikati glede na njihov status. Trello je uvedel tudi pravila in integracije, ki vam lahko pomagajo, da je vaša organizacijska struktura obvladljiva. Trello ima tudi predloge, če potrebujete nekaj idej, kako lahko najbolje izkoristite njegovo funkcionalnost.

Uporabniški vmesnik je dokaj preprost in ni preobremenjen, kot so lahko nekatere platforme za upravljanje projektov. Trello naredi manj kot nekatere druge platforme, vendar je to lahko dobra stvar, saj dobro in brez nereda s preveliko funkcionalnostjo opravlja tisto, kar si želi.

Cenitev
Trello ima stopenjski sistem načrtovanja. Brezplačna različica vključuje neomejene osebne table, neomejene kartice, neomejene sezname, omejitev nalaganja datotek 100 MB, 10 ekipnih desk in omejeno avtomatizacijo.

Zračna miza – upravljanje in organizacija podatkov

Najboljši način razmišljanja o Airtable je kot preglednica z super močmi. Z Airtable lahko organizirate podatke v znani tabelarni obliki, vendar se lahko nato pretvorijo v kanban deske, koledarje in vizualne galerije, podobne Trellu. Nastavite lahko obrazce po meri, ki bodo vnesli uporabniški vnos v vašo bazo podatkov Airtable. Za profesionalne uporabnike ima Airtable »Blocks«, ki tabelam dodajo dodatno funkcionalnost vtičnikov, kot so geokodiranje, grafikoni in celo način oblikovanja spletnih strani na podlagi podatkov v vaši tabeli.

Airtable uporablja edinstven jezik za opis svoje funkcionalnosti. Kar bi si običajno predstavljali kot preglednico ali bazo podatkov, se imenuje »Osnova«. Ima 'bloke' (za profesionalne uporabnike), ki vključujejo vtičnike v vaše baze. Ko preskočite jezik, je Airtable zelo prilagodljivo orodje za preglednice, ki vam daje nekaj uporabne moči nad Google Sheet.

Cenitev
Airtable ima stopenjski sistem načrta. Brezplačna različica vključuje neomejene baze, 1200 zapisov na bazo, 2 GB prostora za priloge na bazo in dva tedna zgodovine revizij.

Razpon - vodenje projektov

Range se ukvarja z delom, ki ve, kdo kaj počne in kje so ekipe glede na cilje. Range olajša individualno načrtovanje opravil in prijave ekipe z urniki in ugodnosti iz široke palete integracij z aplikacijami, ki jih boste verjetno uporabljali, kot so Slack, Google Drive, Calendar, Trello in Github.

Ima prijazen uporabniški vmesnik in postopek vključitve vas vodi skozi, kako ga uporabljati. Nasveti in primeri so na voljo v vseh pogledih, dokler jih ne zavržete.

Cenitev
Strelišče je brezplačno za ekipe do 10 ljudi. To je 14 $ na mesec za vsakega dodatnega soigralca.

ponedeljek – vodenje dokumentacije in projektov

Ponedeljek je upravni sistem za upravljanje projektov in delovnih tokov. Integracije se povezujejo z aplikacijami, ki jih morda že uporabljate. Različni pogledi, kot so delovna obremenitev in časovni okviri, predstavljajo stanje dela na uporabne načine, zaradi česar je lažje oceniti, kaj se dela in kdaj. Funkcionalnost je mogoče avtomatizirati z brezkodnimi avtomatskimi rutinami, ki lahko poenostavijo naloge.

Spletno mesto ponuja veliko funkcionalnosti, vendar vas postopek vgradnje novih računov dostojno vodi skozi postopek nastavitve nove plošče. V vmesniku je na voljo veliko, zato bo morda trajalo nekaj časa, da ugotovite, katere funkcije so na voljo.

Cenitev
Ponedeljek ima stopenjski sistem načrtovanja, v katerem cene temeljijo na številu uporabnikov. Osnovni načrt, ki znaša 39 USD za pet uporabnikov na mesec, ponuja neomejeno število plošč, 20 vrst stolpcev, pogled Kanban, vdelane obrazce, 5 GB prostora za shranjevanje in enotedenski dnevnik dejavnosti.

Zadnja dva elementa na tem seznamu sta precej robustni platformi za upravljanje projektov, ki so morda več kot tisto, kar iščete, če poskušate le odpraviti vmesne vrzeli v svojem delovnem toku. Če pa ste pripravljeni oceniti intenzivnejše platforme za vodenje projektov, so to možnosti vse v enem, ki jih je treba upoštevati.

Asana – dokumentacija vse v enem, vodenje projektov in komunikacijska platforma

Asana je obsežna platforma za upravljanje projektov, ki se lahko spopade z različnimi aplikacijami v trženju, prodaji, operacijah, izdelkih in različnih potrebah upravljanja delovnega toka. Težko je jedrnato opisati vso njegovo funkcionalnost, saj Asana obravnava več prostorov za upravljanje projektov. Zajema velik del funkcionalnosti kombinacije zgornjih izdelkov, vključno s komunikacijo, upravljanjem opravil, urniki, potekom dela projekta in še več.

Cenitev
Asana ima stopenjski sistem načrtovanja. Brezplačna različica vključuje upravljanje opravil; pogledi na seznam, tablo in koledar; prejemniki in roki; do 15 soigralcev in integracije aplikacij.

Bazni tabor – dokumentacija vse v enem, vodenje projektov in komunikacijska platforma

Basecamp, ki ga je zgradilo podjetje, ki je pionirsko delo na daljavo, še preden je bilo kul, obljublja, da bo rešil vse vaše večje potrebe po orodju v eni celoviti rešitvi. V Basecampu ustvarjate projekte. Znotraj projektov lahko ustvarjate sezname opravil, dodeljujete opravila, pošiljate obvestila članom ekipe, načrtujete sestanke, delite dokumente in začnete skupinske klepete. Ob vsem tem bi lahko Basecamp teoretično prevzel mesto Google Docs, Slack, Dropbox, Trello in Asana.

Basecamp močno poudarja asinhrono naravo dela na daljavo. Če iščete rešitev, ki vam omogoča delo z ljudmi v različnih urnikih, na različnih mestih, z različnimi zmožnostmi komunikacije na daljavo, je Basecamp še posebej zanimiva rešitev.

Nakup izdelka, kot je Basecamp, pomeni nakup njegove celotne filozofije upravljanja izdelkov. Za nekatere ljudi res deluje, druge pa izklopi. Če pa ste pripravljeni na celovito rešitev, vas bo vzel čas za učenje Basecampa veliko naučil o tem, kaj deluje za vašo organizacijo in kaj ne.

Cenitev
99 $ na mesec za neomejene uporabnike in projekte.

Tyler Fisher je namestnik direktorja za tehnologijo pri Katalizator novic . Dosegljiv je na tyler@newscatalyst.org in na Twitterju na @tylrfishr .

Heather Bryant je namestnica direktorja za produkt pri Katalizator novic . Dosegljiva je na heather@newscatalyst.org in na Twitterju na @hbcompass .

News Catalyst pomaga novičarskim organizacijam, da se preobrazijo v trajnostna digitalna podjetja.